Kłopotliwy art. 15zzr specustawy w sprawie COVID-19 nie musi być jedynym powodem wydłużenia biegu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a tym samym czasu przechowywania dokumentacji podatkowej. Trzeba również pamiętać o regulacjach zawartych w art. 70-70e Ordynacji podatkowej. Przede wszystkim wyjaśnijmy, kto może zostać likwidatorem spółki z o.o. Odpowiedzi na to pytanie należy szukać w art. 18 KSH. Przepis wskazuje, że likwidatorem może być tylko osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych, która nie została skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwa określone w przepisach dokumentów potwierdzających dochód. Za dokument tożsamości banki uznają: dowód osobisty, paszport lub kartę pobytu w przypadku obcokrajowców przebywających na terenie Polski. Dokumentem tożsamości nie będzie prawo jazdy lub inny dokument, nawet jeśli posiada zdjęcie. Dokument tożsamości powinien być w dobrym stanie. Vay Tiền Nhanh Chỉ Cần Cmnd. Początek roku jest dobrym momentem, żeby uporządkować firmową dokumentację, zwłaszcza jeśli z powodu jej przechowywania w tradycyjnej formie papierowej zajmuje dużo miejsca w szafach. Wymaga to przeanalizowania, które dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi trzeba zachować do celów bieżących rozliczeń i ewentualnej kontroli, a które wolno już zarchiwizować i ewentualnie zniszczyć. Taka analiza powinna być jak najbardziej staranna, ponieważ przedwczesna ich likwidacja może przynieść negatywne konsekwencje z punktu widzenia przedsiębiorcy. Z prowadzeniem działalności gospodarczej wiąże się nie tylko wystawianie oraz odbieranie różnego rodzaju dokumentów, ale także obowiązek odpowiedniego ich przechowywania na określonych przepisami zasadach. Ponieważ większość płaconych przez przedsiębiorców podatków odprowadzana jest na podstawie tzw. samoobliczenia, związane z nim dokumenty powinny być przechowywane tak, aby organy skarbowe miały możliwość weryfikacji dokonanych w tym zakresie rozliczeń pod kątem ich prawidłowości. Odnosi się to również do okresu przechowywania dokumentacji podatkowej, bez względu na jej formę (papierową lub elektroniczną). Jak wynika z obowiązujących przepisów termin ten został powiązany z terminem przedawnienia zobowiązań podatkowych, których ta dokumentacja dotyczy. Stanowi o tym wprost treść art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, w której jest mowa o tym, że podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej). Z terminem tym wiążą okres przechowywania dokumentów także inne ustawy podatkowe. Na przykład w art. 112 ustawy o VAT ustanowiono zasadę, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Istotą przedawnienia, o którym mowa jest to, że po upływie określonego czasu zobowiązanie podatkowe wraz z odsetkami za zwłokę przestaje istnieć. Ważne Zasadą jest, że zobowiązania podatkowe przedawniają się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej). Przykład – przedawnienie zobowiązania w podatku dochodowym Rok podatkowy spółki z „ABC” pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Zatem w jej przypadku termin płatności zobowiązania w podatku dochodowym od osób prawnych upływa z końcem marca następnego roku. Do tego czasu jednostka powinna złożyć zeznanie roczne CIT i zapłacić wynikający z niego podatek. Oznacza to, że z dniem 31 grudnia 2014 r. przedawniło się zobowiązanie spółki w CIT za 2008 r. Przykład – przedawnienie zobowiązania w VAT Spółka „DEF” jest czynnym podatnikiem VAT rozliczającym się za okresy miesięczne. W związku z tym deklarację w VAT-7 za styczeń 2015 r. powinna złożyć w terminie do 25 lutego 2015 r. Jeśli z deklaracji wyniknie podatek należny do zapłaty, powinien on być uregulowany w tym samym terminie. W świetle aktualnie obowiązujących przepisów zobowiązanie spółki w VAT z tego tytułu przedawni się z końcem 2020 r. Po tym okresie w większości przypadków podatnicy nie mają obowiązku przechowywania ksiąg podatkowych (tj. ksiąg rachunkowych, podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ewidencji oraz rejestrów) ani związanych z nimi dokumentów (np. faktur VAT, kopii deklaracji podatkowych itp.) co oznacza, że wolno im te dokumenty nie tylko archiwizować, ale również zniszczyć. Wspomniany wcześniej 5-letni termin wyznacza też cezurę czasową, do kiedy organy fiskusa mają prawną możliwość weryfikacji rozliczeń podatnika za dany okres rozliczeniowy, np. w formie kontroli podatkowej albo skarbowej, względnie postępowania podatkowego lub czynności sprawdzających. Po jego upływie taka weryfikacja co do zasady nie będzie już dopuszczalna. Przy czym należy pamiętać o tym, że jeśli dany dokument (np. zakupowa faktura VAT) dotyczy spraw, w których terminy przedawnienia nie pokrywają się, moment, w którym jego zniszczenie będzie prawnie możliwe, powinien być dostosowany do terminu dłuższego. Przykład – niszczenie dokumentów pod kątem VAT i PIT Jan Kowalski jest przedsiębiorcą opłacającym PIT na zasadach ogólnych i zarazem czynnym podatnikiem VAT. Z dniem 31 grudnia 2014 r. nastąpiło przedawnienie jego zobowiązania w VAT za grudzień 2008 r. (termin płatności podatku za ten miesiąc przypadał bowiem na poniedziałek, 26 stycznia 2009 r.) oraz za miesiące od stycznia do listopada 2009 r. To samo dotyczy PIT za 2008 r. Oznacza to, że w styczniu 2015 r. podatnik może zniszczyć dokumentację związaną z rozliczeniami VAT (w tym rejestry, kopie deklaracji oraz faktury zakupowe i sprzedażowe) za grudzień 2008 r. i styczeń - listopad 2009 r., jak również dotyczącą PIT za 2008 r. Jednak ze względu na to, że zobowiązanie w PIT za 2009 r. przedawni się dopiero z końcem bieżącego roku (termin płatności tego podatku przypadał bowiem na 30 kwietnia 2010 r.), pomimo przedawnienia w VAT, część ww. dokumentów z 2009 r. – w tym faktury potwierdzające sprzedaż i zakupy – podatnik powinien zachować pod kątem ewentualnej kontroli. Jako mające wpływ na ustalenie wysokości przychodów i kosztów w PIT za 2009 r., wspomniane dokumenty można będzie zniszczyć od 1 stycznia 2016 r., a więc po przedawnieniu zobowiązania w tym podatku za 2009 r. Przed tą datą przedsiębiorca nie powinien również fizycznie likwidować dokumentacji VAT za grudzień 2009 r., ponieważ podatek za wspomniany miesiąc przedawni się dopiero z końcem 2015 r. Tak samo długo, tj. 5 lat należy przechowywać kopie paragonów z kas fiskalnych dotyczące sprzedaży dokonanej po 31 grudnia 2012 r., a więc także w 2013 r. i w 2014 r. Natomiast w odniesieniu do wcześniejszej sprzedaży obowiązywał w tym zakresie termin 2-letni, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż. Oznacza to, że rolki z paragonami z 2012 r. można w sposób trwały zniszczyć, pomimo że w stosunku do wspomnianego okresu nie upłynął jeszcze termin przedawnienia zobowiązania VAT. Na rozliczenie straty potrzeba czasu i więcej miejsca w szafie Wspomniany wcześniej 5-letni termin przechowywania dokumentacji podatkowej (choć można tutaj mówić nawet o terminie 7-letnim, np. skoro fakturę zakupową otrzymaną w styczniu 2015 r. podatnik PIT będzie musiał trzymać do końca 2021 r.) wynika z zasad ogólnych, od których przewidziano jednak pewne wyjątki. W pewnych bowiem przypadkach przepisy wymagają, aby wspomniana dokumentacja była przechowywana w firmie znacznie dłużej, np. przez 10 lat. Dlatego trzeba dokładnie przeanalizować każdy dokument pod kątem jego zniszczenia tak, aby nie zrobić tego przedwcześnie. Szczególną ostrożność należy zachować przy niszczeniu dokumentów za lata, w których podatnik wykazał stratę podatkową, jeżeli rozliczał ją w latach następnych. Z tego rodzaju stratą mamy do czynienia wówczas, gdy suma przychodów osiągniętych w danym roku podatkowym jest mniejsza od kosztów poniesionych w celu ich uzyskania. O wysokość straty poniesionej w roku podatkowym przedsiębiorcom wolno obniżyć dochód uzyskany w następujących kolejno po sobie 5 latach podatkowych, z tym, że wysokość obniżenia w którymkolwiek z tych lat nie może jednak przekroczyć 50% kwoty omawianej straty. Tak wynika z art. 9 ust. 3 ustawy o PIT oraz z art. 7 ust. 5 ustawy o CIT. Skoro w takich przypadkach poniesiona przez przedsiębiorcę strata wpływa na wysokość podatku dochodowego także w następnych latach (tj. tych, w których doszło do jej rozliczenia), dokumenty za rok, w którym wykazano tę stratę powinny być przechowywane dłużej, niż wynikałoby to z treści 70 § 1 Ordynacji podatkowej. Okres przechowywania tych dokumentów będzie bowiem wówczas wyznaczać upływ terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego za rok, w którym wspomniana wcześniej strata została odliczona po raz ostatni. Również przez ten okres organom podatkowym wolno będzie zweryfikować, czy w danym roku podatnik rzeczywiście poniósł tę stratę, a jeśli tak, to czy poprawnie ją rozliczył w kolejnym lub w kolejnych latach podatkowych. Potwierdzały to również sądy administracyjne, w tym NSA w wyrokach z 5 grudnia 2013 r. (sygn. akt II FSK 813/11) i z 25 stycznia 2012 r. (sygn. akt II FSK 1345/10).Wynika z nich, że ogólna zasada określająca 5-letni termin przedawnienia zobowiązań podatkowych nie może być zastosowana do podatników, którzy wykazali w zeznaniu rocznym stratę. Organom podatkowym wolno zaś wydawać decyzje zmieniające jej wysokość w maksymalnym okresie dla przedawnienia się tego rozliczenia podatkowego, w którym podatnik odliczył część straty. Przykład – likwidacja dokumentów potwierdzających rozliczenie straty Spółka „ALFA” poniosła stratę, którą wykazała w zeznaniu CIT-8 za 2008 r. Odliczała ją od dochodu osiągniętego w kolejnych 5 latach podatkowych, tj. 2009 r., 2010 r., 2011 r., 2012 r. i 2013 r. Zobowiązanie z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych za 2008 r. przedawniło się z dniem 31 grudnia 2014 r. Dokumentów związanych z jego rozliczeniem jednostka nie powinna jednak jeszcze niszczyć. Musi się z tym wstrzymać aż do czasu przedawnienia zobowiązania w CIT za ostatni rok podatkowy, w którym została odliczona strata poniesiona za 2008 r. Ponieważ chodzi o rok 2013, dokumenty o których mowa, wolno będzie podatnikowi zniszczyć dopiero po 31 grudnia 2019 r. Dokumentację dotyczącą środków trwałych również warto zachować dłużej Dokumentacji związanej z rozliczeniami podatkowymi nie powinni szybko likwidować również przedsiębiorcy dokonujący odpisów amortyzacyjnych od używanych w firmie środków trwałych czy wartości niematerialnych i prawnych. Wziąwszy pod uwagę to, że niektóre z tych składników majątku mogą być amortyzowane nawet przez wiele lat, a dokonywane od nich odpisy są ujmowane w kosztach uzyskania przychodów, wskazane jest przechowywanie nie tylko dokumentacji dotyczącej roku poprzedzającego złożenie zeznania PIT (CIT), w którym uwzględniono tego rodzaju potrącenia, ale również odnoszące się do lat wcześniejszych. Chodzi zwłaszcza o lata, w których zakupiono i ujęto dany składnik w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, tudzież dokonywano wcześniejszych odpisów amortyzacyjnych od jego wartości początkowej. Ponieważ dane wynikające z takiego dokumentu (np. faktury zakupowej) mają pośredni wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego w każdym z lat, w których od danego składnika majątku są dokonywane odpisy amortyzacyjne – należy go przechowywać do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego dotyczącego roku, w którym podatnik zakończył amortyzację. Wydłużenie terminu przechowywania dokumentów związanych z rozliczaniem zakupu środków trwałych, a tym samym przesunięcie w czasie momentu, w którym przedsiębiorcy wolno je będzie bez obaw nie tylko zarchiwizować, ale i zniszczyć – przewidziano także na gruncie przepisów o podatku od towarów i usług. Mimo że zasadniczo na ich podstawie również obowiązuje w tym zakresie termin 5-letni (wyznaczony przez treść art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej w związku z art. 112 ustawy o VAT) nieco inaczej ta kwestia będzie się przedstawiać w przypadku zakupu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych do tzw. działalności mieszanej. Dotyczy to sytuacji, gdy taki zakup był związany zarówno z wykonywaniem czynności opodatkowanych, jak i zwolnionych od VAT. Wówczas podatnicy są zobligowani do dokonania stosownej korekty odliczonego wcześniej podatku, na zasadach określonych w art. 90-91 ustawy o VAT. Wspomniane przepisy przewidują 5-letni okres dokonywania korekt VAT naliczonego, licząc od roku, w którym te składniki majątku o wartości powyżej zł zostały oddane do użytkowania, a w przypadku nieruchomości okres 10-letni (art. 91 ust. 2 ustawy o VAT). W związku z tym odpowiednio długo powinny być przechowywane również dokumenty potwierdzające dokonanie omawianych zakupów (np. faktury zakupowe, rejestry zakupów VAT), jak również dotyczące tych korekt rozliczenia VAT (np. kopie złożonych w urzędzie skarbowym deklaracji podatkowych). Ewidencja usług elektronicznych na specjalnych zasadach Wyłom od ogólnej zasady przewidującej przechowywanie ewidencji do celów VAT do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, określonej w art. 112 ustawy o VAT, przewidziano także w przypadku procedury szczególnej dotyczącej niektórych podmiotów (w tym zagranicznych) świadczących usługi telekomunikacyjne, nadawcze lub elektroniczne. Na podstawie art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3 omawianej ustawy prowadzone w tym zakresie ewidencje należy przechowywać przez okres 10 lat od zakończenia roku, w którym dokonano świadczenia ww. usług. Wcześniej nie można ich zatem zlikwidować. Bieg przedawnienia może być zawieszony lub przerwany Przed zniszczeniem dokumentów rozliczeniowych należy również upewnić się, czy bieg terminu przedawnienia zobowiązań, których te dokumenty dotyczą nie uległ w tzw. międzyczasie zawieszeniu bądź przerwaniu, na zasadach określonych w Ordynacji podatkowej. W takich bowiem przypadkach ww. ustawowy 5-letni okres przedawnienia może się znacznie przedłużyć. Dotyczy to zwłaszcza przerwania tego biegu (np. w wyniku ogłoszenia upadłości lub zastosowania przez organ środka egzekucyjnego) ponieważ w takiej sytuacji rozpoczyna się on na nowo. Natomiast zawieszenie biegu przedawnienia zobowiązań podatkowych może być skutkiem np. wniesienia skargi do sądu administracyjnego na decyzję dotyczącą danego zobowiązania podatkowego (zob. art. 70 § 6 pkt 2 Ordynacji podatkowej). Wszystkie wymienione sytuacje mogą prowadzić do tego, że znacznie wydłuży się okres, po którym dokumenty związane z rozliczeniem danego zobowiązania podatkowego wolno będzie zgodnie z prawem zniszczyć. Uwaga Ponadto trzeba pamiętać o tym, że w ogóle nie ulegają przedawnieniu zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym (art. 70 § 8 Ordynacji podatkowej). Oznacza to, że dotyczące takich zobowiązań dokumenty należy przechowywać tak długo, jak długo wspomniane hipoteka lub zastaw skarbowy istnieją. Roczne sprawozdania finansowe przechowuje się trwale Terminy przechowywania dokumentacji w firmie określono nie tylko pod kątem rozliczeń podatkowych, ale także do celów bilansowych. Zasady postępowania w tym zakresie zostały wskazane w art. 74 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości. Wynika z niego, że zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe należy przechowywać trwale. Natomiast podstawowe okresy przechowywania innych dokumentów są następujące: księgi rachunkowe – 5 lat, karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych i podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat, dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną, dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione, dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych – przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności, dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji, dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat, pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat. Uwaga Wskazane wcześniej okresy przechowywania dokumentacji liczone są od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą (art. 74 ust. 3 ustawy o rachunkowości). Podstawowe okresy przechowywania dokumentów rozliczeniowychsą zatem inne do celów podatkowych i bilansowych. Różnica pomiędzy takim okresem w odniesieniu do ksiąg rachunkowych na podstawie ustawy o rachunkowości a wymaganym przez Ordynację podatkową bierze się stąd, że w przeciwieństwie do pierwszego z nich, liczonego od początku roku następującego po danym roku obrotowym, ten drugi należy liczyć od końca roku kalendarzowego (w którym upłynął termin płatności podatku). Okresy te nie zawsze będą się pokrywać, pomimo że większość z nich jest 5-letnia. W związku z tym powstaje problem, jak pogodzić obowiązujące przepisy prawa podatkowego i bilansowego pod kątem możliwości archiwizacji bądź zniszczenia „przeterminowanych” dokumentów. Zgodnie z ugruntowaną w tym zakresie praktyką, przy określaniu okresu przechowywania dokumentacji w firmie należy po prostu przyjąć ten okres (podatkowy lub bilansowy), który jest dłuższy. Przykład – likwidacja ksiąg rachunkowych spółki Zgodnie z prawem bilansowym księgi rachunkowe spółki „BETA” za rok obrotowy 2009 należało przechowywać co najmniej do końca 2014 r. (tj. przez 5 lat licząc od 1 stycznia 2010 r.). Natomiast do celów podatkowych termin przechowywania ksiąg za 2009 r. jest dłuższy, ponieważ np. w przypadku rozliczeń w zakresie CIT jego koniec przypada zasadniczo na 31 grudnia 2015 r. (licząc 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, czyli od końca 2010 r.). Zatem pomimo tego, że na podstawie przepisów o rachunkowości obowiązek przechowywania ksiąg rachunkowych za 2009 r. minął 31 grudnia 2014 r., to jednostce wolno je będzie zniszczyć dopiero po upływie okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (przypadającego na koniec br.) czyli dopiero od 1 stycznia 2016 r. Ostrożnie z niszczeniem dokumentów pracowniczych i ZUS Firmowe archiwum można uporządkować także pod kątem akt niezwiązanych z rozliczeniami podatkowymi i księgowymi, np. zawierających dokumenty pracownicze. Te należy jednak przechowywać znacznie dłużej niż wcześniej omówione. Jak bowiem wynika z obowiązujących przepisów akta osobowe pracowników, listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przedsiębiorca musi zachować przez 50 lat od dnia wygaśnięcia umowy z danym pracownikiem. Nie dotyczy to dokumentacji pomocniczej i obowiązkowej służącej do sporządzenia listy płac, którą należy przechowywać minimum przez okres 5 lat. Jeśli zaś chodzi o kopie dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych ZUS, to przedsiębiorca jako płatnik składek jest zobowiązany przechowywać je przez okres 5 latod dnia przekazania ich do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w formie pisemnej lub elektronicznej. Wyrzucenie akt do śmietnika to najgorsze z rozwiązań Obowiązujące przepisy, w tym także dotyczące prawa bilansowego i podatkowego nie określają, w jaki sposób należy niszczyć dokumentację w firmie po upływie obowiązkowego okresu jej przechowywania. Dlatego każde przedsiębiorstwo powinno uregulować tę kwestię indywidualnie, oczywiście przy zachowaniu wymogów wynikających ewentualnie z innych przepisów niż wcześniej wymienione, dotyczących przechowywania, archiwizowania i niszczenia dokumentów. Tego rodzaju dokumenty wolno zatem np. spalić albo pociąć w przeznaczonej do tych celów niszczarce, w taki sposób, aby po takiej operacji nie było możliwe odczytanie przez osoby trzecie zawartych w nich informacji, np. danych osobowych klientów firmy oraz pracowników, informacji o wysokości wynagrodzeń tych osób itp. Należy bowiem pamiętać o tym, że wiele z takich informacji jest objętych nie tylko tajemnicą skarbową, ale również ochroną danych osobowych na podstawie ustawy 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Za naruszenie obowiązujących w tym zakresie przepisów, o co łatwo zwłaszcza wtedy, gdy akta zamiast w niszczarce np. w całości znajdą się na śmietniku, sprawcy grozi odpowiedzialność karna, z ograniczeniem lub pozbawieniem wolności włącznie. Jednak nawet brak w wyrzucanych aktach np. danych osobowych pracowników, a co za tym idzie karalności takich działań, nie uzasadnia ich podejmowania, gdyż mogą w ten sposób ucierpieć tajemnice handlowe przedsiębiorstwa. Wprawdzie w celu zniszczenia firmowego archiwum nie trzeba powoływać żadnej specjalnej komisji, ale oczywiście warto to zrobić. Pod kątem dowodowym zasadne jest również sporządzenie pisemnego protokołu zawierającego wskazanie, które dokumenty zakwalifikowano do zniszczenia oraz potwierdzenie ich fizycznej likwidacji, jak również datę tych czynności i podpisy uczestniczących w nich osób. Alternatywnym rozwiązaniem jest przekazanie dokumentów do zniszczenia firmie profesjonalnie świadczącej usługi w tym zakresie. Należy uznać, że wydatki związane z zakupem takich usług – jako związane z prowadzoną przez przedsiębiorcę działalnością gospodarczą – wolno mu potrącić w kosztach uzyskania przychodów. Organy podatkowe nie powinny również kwestionować odliczenia VAT naliczonego z faktur dokumentujących wspomniane wydatki. Przedwczesna likwidacja ksiąg podatkowych groźna dla przedsiębiorcy Naruszenie przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji podatkowej, polegające np. na zbyt szybkim jej zniszczeniu, może spowodować negatywne dla przedsiębiorcy skutki. Konsekwencją takich działań mogą być np. utrata prawa do odliczenia VAT naliczonego od zakupów, które były potwierdzone przedwcześnie zniszczonymi dokumentami, oszacowanie podstawy opodatkowania, a nawet odpowiedzialność karna skarbowa. Należy bowiem zauważyć, że w świetle stanowiska prezentowanego przez organy podatkowe oraz sądy administracyjne, podatnik dla wykazania podatku naliczonego musi posiadać fakturę, z której podatek ten wynika i to aż przez cały okres do przedawnienia zobowiązania podatkowego (tak np. WSA w Rzeszowie w wyroku z 7 sierpnia 2014 r., sygn. akt I SA/Rz 277/14). Zatem w przypadku, gdy podatnik nie ma takiego dokumentu potwierdzającego zakup, urzędnicy skarbowi mogą zakwestionować dokonane przez niego z tego tytułu odliczenie VAT naliczonego. Skutkiem nieposiadania przez przedsiębiorcę ksiąg po­dat­ko­wych lub in­nych da­nych nie­zbęd­nych do okre­śle­nia pod­sta­wy opo­dat­ko­wa­nia, np. w wyniku ich zniszczenia, może być również jej usta­le­nie w drodze osza­co­wa­nia przez organ podatkowy. Uprawnienia w tym zakresie przysługują urzędnikom skarbowym na podstawie art. 23 Ordynacji podatkowej. Niezależnie od tego, niszcząc przedwcześnie wymaganą przepisami dokumentację podatnik naraża się na sankcje określone w ustawie z 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy. Na jej podstawie sprawca może być ukarany zarówno za nieprowadzenie ksiąg podatkowych bądź prowadzenie ich nierzetelnie lub wadliwie, jak również za nieprzechowywanie faktur i rachunków. W zależności od wagi czynu karą dla takiego podatnika będzie najczęściej grzywna za przestępstwo lub wykroczenie skarbowe. Podstawa prawna: art. 23, art. 70, art. 86 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: z 2012 r., poz. 749 ze zm.), art. 74 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: z 2013 r., poz. 330 ze zm.), art. 91 ust. 2, art. 112 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: z 2011 r., nr 177, poz. 1054 ze zm.), art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn.: z 2013 r., poz. 1440 ze zm.), art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: z 2011 r., nr 123, poz. 698 ze zm.), art. 47 ust. 3c ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: z 2013 r., poz. 1442 ze zm.). Od prawie dziesięciu lat prowadzę działalność gospodarczą, czemu towarzyszy gromadzenie wielu niezbędnych dokumentów. Zajmują one już kilka półek i chętnie zrobiłbym z nimi porządek. Nie wiem jednak, które można wyrzucić na makulaturę, a które mogą być jeszcze potrzebne. Przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać dokumentację firmy. Kto bowiem osobie uprawnionej do kontroli „nie okazuje księgi lub innego dokumentu dotyczącego prowadzonej działalności gospodarczej lub księgę lub inny dokument niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznymi, ukrywa lub usuwa, podlega karze grzywny” – tak stanowi art. 83 kodeksu karnego skarbowego. Są różne rodzaje dokumentów firmowych i obowiązują wobec nich nieco inne zasady. Podatkowe Zgodnie z art. 86 par. 1 ordynacji podatkowej „podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej”. Z kolei „zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku” (art. 70 par. 1 ordynacji podatkowej). Innymi słowy, na przykład dokumentację związaną z podatkiem dochodowym od osób fizycznych za 2014 r., którego termin płatności minął 30 kwietnia 2015 r., trzeba zachować do końca roku kalendarzowego 2020. Mianem dokumentów podatkowych określa się wszystkie kopie i oryginały faktur VAT, dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym, księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty, a także wszystkie kopie wystawionych rachunków – dotyczy to podatników wystawiających rachunki oraz tych, którzy mają obowiązek ich żądania. Dokumentacja VAT po zmianach od 1 lipca 2015 r. Monitor Księgowego – prenumerata Biuletyn VAT Księgowe Zgodnie z art. 74 ustawy o rachunkowości zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. Pozostałe dokumenty księgowe przechowuje się co najmniej przez okres: 1) księgi rachunkowe – 5 lat; 2) karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat; 3) dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną; 4) dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione; 5) dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności; 6) dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 roku po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji; 7) dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat; 8) pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat. Terminy te należy liczyć analogicznie jak w przypadku dokumentacji podatkowej. Ubezpieczeniowe Kolejną grupą dokumentów firmowych są dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe z ZUS. W tym przypadku także obowiązuje pięcioletni okres przechowywania dokumentacji – zarówno zgłoszeniowej, np. ZUS ZUA, jak i rozliczeniowej, np. ZUS DRA (art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Co ważne jednak, termin 5 lat dotyczy tylko dokumentów wystawionych po 1 stycznia 2012 r. Wcześniej bowiem obowiązek przechowywania dowodów ZUS obejmował okres 10 lat. W związku z tym dokumenty wystawione przed zakończeniem 2011 r. należy zachować dłużej. Pracownicze Najdłuższe okresy obowiązkowego przechowywania występują w przypadku dokumentacji pracowniczej. Listy płac, karty wynagrodzeń i inne dowody, na podstawie których obliczana jest podstawa emerytury lub renty, powinny się znajdować w firmowym archiwum przez okres 50 lat, licząc od ostatniego dnia pracy pracownika u danego przedsiębiorcy (art. 125a ustawy o emeryturach i rentach z FUS). Wojciech Łysek @ VAT po zmianach od 1 lipca 2015 r. 50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online IFK Platforma Księgowych i Kadrowych Podstawa prawna: Art. 70 par. 1 oraz art. 86 par. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa ( z 2012 r. poz. 749 ze zm.). Art. 74 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości ( z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Art. 83 ustawy z 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy ( z 2013 r. poz. 186 ze zm.). Art. 36 ust. 8 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych ( z 2015 r. poz. 121). Art. 125a ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych ( z 2015 r. poz. 748 ze zm.). Data publikacji: 2018-11-15 PROBLEM Dokumentacja pracownicza obejmuje dwa rodzaje dokumentów: akta osobowe oraz dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Ze względu na konieczność przechowywania tej dokumentacji przez długi czas (obecnie 50 lat, a od 1 stycznia 2019 r. - 10 lat) prosimy o wyjaśnienie, jakie dokumenty pracownicze zaliczamy do "dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy". RADA Do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, oprócz akt osobowych, należą obecnie: karta ewidencji czasu pracy, imienna lista wypłacanego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą, karta ewidencyjna przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. Jednak spośród tych dokumentów trzeba przechowywać przez 50 lat jedynie akta osobowe i dokumenty płacowe. Od 1 stycznia 2019 r. zgodnie ...

jakie dokumenty można zlikwidować w 2018